Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System)
Sistem pemrosesan
transaksi berasal dari istilah transaction processing system ( TPS ) adalah
bentuk sistem informasi paling sederhana karena fungsinya adalah mencatat data,
memproses data, dan menghasilkan informasi baku. Sistem pemrosesan transaksi (
SPT) selalu dimiliki oleh entitas ( perusahaan, organisasi, instansi pemerintah
).
Dibandingkan
dengan sistem informasi yang lain SPT memang lebih dibutuhkan perusahaan karena
berfungsi merekam semua aktiva yang ada di dalam perusahaan dan berbagai
kejadian yang ada di dalamnya. SPT dapat diselenggarakan secara manual dan
komputerisasi. Namun dalam era sekarang ini tidak mungkin sebuah perusahaan
tidak menggunakan komputer untuk mengolah data. Bila dijalankan dengan baik
maka SPT akan memberikan manfaat besar bagi perusahaan.
Contoh:
Sebuah perusahaan jasa listrik daerah ( PLD ). Setiap
bulan para pelanggan dikirimi tagihan pemakaian listrik masing – masing.
Seorang pelanggan dapat membayarnya melalui berbagai cara yaitu melalui kantor
– kantor PLD ( tidak harus kantor cabang tempat ia mendaftar ), melalui ATM,
internet banking, sms banking yang sudah banyak disediakan para operator
seluler.
Pelanggan juga tidak harus membayar persis jumlah
tagihan yang diterimanya. Misalnya seorang pelanggan ditagih Rp 82.500 dia
dapat saja membayar Rp 80.000 dulu atau Rp100.000 sekaligus, agar pihak PDL
tidak bingung, karena bila pembayaran kurang sisanya akan ditambahkan pada
tagihan bulan berikutnya dan bila pembayaran lebih akan dipotongkan pada bulan
berikutnya.
Bila karena suatu hal pelanggan tidak membayar tagihan
pada satu bulan, PLD tidak akan langsung mematikan aliran listriknya tetapi
akan memeriksa dulu data pelanggan bersangkutan, bila pelanggan tersebut adalah
pelanggan lama maka PLD akan menelfon untuk mengetahui apakah pelanggan tersebut
memiliki masalah dan akan membantunya, begitupula bila ia pelanggan baru. Jadi
dengan basis data yang baik, pelanggan akan mendapatkan pelayanan yang baik.
A. Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi sangat diperlukan oleh
setiap perusahaan, orgsnisasi, instansi pemerintah, atau institusi apapun untuk
mengolah data – data induk dan transaksi. Bila perusahaan dapat membangun
sistem pemrosesan transaksi dengan baik, maka perusahaan juga dapat
memanfaatkanya dengan baik juga.
SPT
memeiliki karakteristik yaitu :
- SPT berfungsi mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat meliputi data induk dan data transaksi. Data induk adalah data yang lengkap dan dapat berdiri sendiri, misalnya data pegawai, dat barang dagangan dan data pelanggan. Data transaksi adalah data yang digunakan untuk mencatat transaksi. Transaksi dalah berbagai perubahan atau peristiwa yang terjadi di perusahaan.
- SPT digunakan oleh para pemakai akhir ( end user ), yang terdiri dari operator ( misalnya kasir, teller bank dan resepsionis hotel ) atau para manajer pelaksana
- SPT menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atu standar tidak mengandung banyak variasi. Contoh : kasir hanya menyediakan nota penjualan yang terdiri dari secarik kertas, begitu juga dengan informasi yang dihasilkan oleh ATM.
- SPT diperlukan hampir setiap hari , karena dlam suatu perusahaan transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.
- SPT berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur. keputusan yang terstruktur adalah keputusan yang timbul karena masalah yang sudah jelas dan jalan keluar juga jelas. Contoh: penjualan tiket pesawat, pelayanan bank melalui ATM, pencatatan tagihan telepon.
- SPT memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi mulai dari komputer, mesin ATM, telpon dan perankat lain yang dalam masa depan akan semakin bervariasi dan mudah digunakan.
B. Model Sistem Pemrosesan Traksaksi
Sistem
pemrosesan transaksi bermacam – macam tetapi bila digambarkan modelnya memiliki
bentuk yang hampir sama. Model sistem informasi dapat dilihat pada gambar
berikut.
Perangkat input dapat terdiri dari berbagai alat,
meliputi komputer, palmtop ( PDA , semua jenis telpon dan faksimile.
Perangkat pemrosesan terdiri dari program komputer (
yang bisa dipasang dalam mesin ATM, komputer atau perangkat sejenis ).
Perangkat keluaran meliputi berbagai jenis monitor (
dapat menampilkan gambar dan tulisan ), speaker ( menampilkan suara atau pesan
), atu printer ( mencetak informasi yang perlu disimpan dalam jangka waktu
lebih lama ).
Berbagai bentuk dokumen digunakan untuk menyampaikan
berbagai bentuk informasi pada manajemen dari pihak lain yang memerlukan
informasi yang berbeda – beda, sehingga harus diberi informasi yang sesuai.
C. Tujuan Sistem Pemrosesan Transaksi
Mencatat Data Dan Transaksi Sistem pemrosesan transaksi dirancang dan diterapkan
perusahaan, memiliki beberapa tujuan. Tujuan SPT yaitu :
- Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Tidak hanya transakai jual beli, tetapi juga berbagai perubahan data, misalnya perubahan harga jual barang dagangan.
- Mempercepat proses yang terjadi dalam perusahaan. Misalnya sebuah biro perjalanan akan menjual tiket perjalanan ke tujuan tertentu.
- Menyediakan informasi atas kegiatan operasional dengan akurat dan tepat waktu.
- Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan. Contoh: perusahaan pengiriman barang dapat memberikan informasi bagi para pelangganya, perjalanan barang yang dikirimnya. Informasi dapat diakses melalui internet atau sms.
D. Kegiatan Utama Sistem Pemrosesan Transaksi
SPT mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat
dapat berbentuk macam – macam, misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan
suara. Dengan adanya kemajuan di bidang komputer, dat dicatat ke dalam sistem
komputer, tidak lagi dalam bentuk aslinya, tetapi sudah diubah ke dalam bentuk
digital yang hanya dapat dibaca oleh komputer. Dan bentuk digital ini disimpan
dalam media yang khusus dibuat untuk menampung data, diantaranya adalah disket,
hardisk, CD, flash memori, dan magnetic tape atu kaset.
Data disimpan dengan suatu metode yang sistematis,
sehingga sewaktu – waktu diperlukan lagi dapat diambil dengan cara cepat dan
akurat. Biasanya data disimpan dalam bentuk tabel, seperti halnya dengan daftar
tamu dan daftar presensi. Tabel terdiri dari beberapa baris dan setiap baris
terdiri dari beberapa kolom. Baris menggambarkan entitas ( misalnya satu orang
mahasiswa ) dan kolom menggambarkan ciri atau atribut ( misal nomor mahasiswa
).
Data dapat dicatat dengan beberapa cara, yang masing –
masing cara dapat dikelompokan ke dalam metode langsung dan tidak langsung.
Metode tidak langsung memerlukan keyboard sehingga antara data asli dengan
komputer ada data tambahan, yaitu penekanan tombol keyboard oleh operator.
Misalnya seorang nasabah menabung uang dan menyerahkan kepada teller dengan
mengisi formulir setor. Teller akan menuliskan beberapa informasi yang ada di
formulir ke dalam sistem komputer dengan menggunakan keyboard. Inilah yang
disebut tidak langsung.
Sedangkan metode langsung tidak memerlukan penekanan
pada keyboard oleh operator. Contohnya seorang kasir supermarket menginput
barang – barang yang dibeli oleh pembeli, dengan menggunakan alat yang disebut
bar code reader (pembaca kode bar) karena setiap barang sudah ditempel kode
bar.
Memproses Data
Memproses data merupakan kegiatan memanipulasi data agar
diperoleh informasi yang diperlukan. Kegiatan memanipulasi data dapat berupa
kegiatan aritmatika (menambah, mengurang, mengalikan, membagi, menjumlah ) atau
kegiatan manual ( meringkas,
mengurutkan, memisah, menggabung, menghapus dan menyisipkan ).
Pemrosesan data dapat dilakukan secara manual maupun
menggunakan komputer. Pengolahan data menggunakan komputer jauh lebih baik
dibandingkan secara manual, karena konsisten, tidak terpengaruh emosi, cepat
dan teliti.
Pemrosesan dat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu
cara batch process ( sequantial processing ) dan cara online ( real time ). Cara batch dilakukan dengan
mengumpulkan data terlebih dahulu, baik secara fisik maupun secara digital
dalam komputer, dan secara berkala akan diolah misalnya setelah terkumpul data
tertentu. Car ini tidak memerlukan biaya yang mahal bahkan ukup dengan satu
komputer. Misalnya suatu perusahaan mencatat data transaksi penjualan secara
manual dalam faktur penjualan. Faktur selama satu hari lalu dikumpulkan, lalu esok
paginya diinput dalam komputer dan diproses.
Cara online dilakukan setelah data transaksi dicatat.
Contoh: pada waktu seseorang mengambil uang melalui ATM, datnya akan diperbarui
setelah orang tersebut berhasil mengambil uangnya. Cara ini memerlukan alat
yang lebih mahal, karena hrus tersedia beberapa mesin atau komputer yang saling
terhubung.
Menghasilkan
Informasi Baku
Fungsi terakhir dalam SPT adalh menghasilkan laporan
yan bentuknya sudah baku. Laporan dap[at berbentuk hard copy ( tercetak ) maupun
soft copy ( tampilan di komputer atu suara ). Laporan yang dihasilkan oleh
mesin ATM dan cash register sangat baku dan tidak banyak variasinya. Waktu
pelaporan sudah ditentukan baik secara berkala ( seminggu sekali ) maupun
setelah suatu kejadian ( setelah transaksi penjualan dicatat ).
E. Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi
Komponen
sistem pemrosesan transaksi adalah sebagai berikut.
Prosedur
Prosedur
adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu
peristiwa atau transaksi. Serangkaian kegiatan ini terdiri atas beberapa urutan
langkah yang tidak dapat dibalik. Sebagai contoh, sistem penjualan barang di
supermarket. Prosedurnya adalah: (1) pembeli memilih dan mengambil barang, (2)
membawanya kekasir untuk diinput, (3) membayar, lalu (4) membawa keluar barang
belanjaannya. Urutan langkah dari (1) sampai (4) tersebut tidak dapat ditukar,
misalnya pembeli membayar terlebih dahulu, baru memilih barangnya, atau membawa
keluar dulu barangnya.
Perangkat Pemroses
Sistem Pemrosesan Transaksi bertugas mencatat dan
memroses data dalam jumlah besar. Pemrosesan memerlukan perangkat khusus, agar
dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan meyakinkan. Saat ini perangkat yang
paling banyak digunakan dalam memroses data dalam jumlah besar adalah komputer.
Pemrosesan dapat dilakukan dengan dua metode pokok,
yaitu batch processing (sering juga disebut dengan sequential processing) dan
real-time processing (sering disebut dengan on-line processing).
Batch processing dilakukan dengan cara mencatat dan
mengumpulkan data secara periodik (bisa jam-jaman, bisa harian, atau bahkan
bulanan), lalu diolah sekaligus secara bersama-sama. Pemrosesan model batch ini
cocok digunakan untuk informasi yang tidak harus bersifat up-to-date, misalnya
adalah nilai ujian mahasiswa.
Real-time processing dilakukan dengan cara mencatat
data pada saat transaksi berlangsung dan langsung mengolahnya, sehingga dapat
segera dihasilkan informasi. Pengolahan data model ini diperlukan untuk informasi
yang harus bersifat up-to-date. Informasi seperti ini misalnya adalah informasi
mengenai saldo bank.
Dokumen
Dokumen adalah media yang digunakan untuk mencatat
data dan menghasilkan informasi. Dokumen dapat berbentuk hardcopy ( misalnya
formulir dalam bentuk cetakan dikertas) maupun softcopy (misalnya tampilan di
layar komputer dan suara yang dapat didengarkan melalui telepon). Dokumen
digunakan untuk menyampaikan informasi atau menyampaikan perintah kepada pihak
lain.
Sistem Pengendalian
Internal
Sistem pengendalian internal merupakan berbagai
perangkat dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk menjamin agar sistem
informasi tetap dapat digunakan dengan baik. Agar tetap terjaga kualitasnya,
sistem informasi harus dilengkapi dengan sistem pengendalian internal.
Tujuan utama sistem pengendalian internal adalah :
- Melindungi harta kekayaan perusahaan, baik yang berwujud maupun tidak.
- Meningkatkan kehandalan dan kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan.
- Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
- Komitmen atau perhatian manajemen puncak untuk menyelenggarakan sistem pengendalian
- Lingkungan pengendalian yang kondusif sehingga memudahkan dilaksanakannya sistem pengendalian.
- Komunikasi yang baik di antara berbagai pihak yang memakai sistem pengolahan transaksi.
- Monitoring terhadap pelaksanaan sistem maupun pengendalian.
- Evaluasi terhadap penyelenggaraan sistem.
Basis Data
Basis data adalah sekumpulan tabel yang saling
berkait. Sebuah tabel berisi data yang sejenis, misalnya tabel barang, berisi
data barang secara lengkap, tabel karyawan berisi data karyawan secara lengkap,
dan seterusnya. Antara tabel satu dengan tabel lainnya harus dapat dihubungkan,
sehingga dapat menghasilkan informasi baru. Setiap sistem informasi memerlukan
basis data. Basis data yang baik dapat menghasilkan informasi yang baik juga.
F. Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi
Selama ini data dan informasi yang sering kita
dapatkan berbentuk tulisan, yaitu huruf dan angka. Dengan perkembangan
teknologi, terutama teknologi komputer dan multimedia, data dan informasi tidak
hanya berbentuk tulisan, tetapi sudah lebih bervariasi, yaitu berbentuk gambar,
suara, warna, sinar, getaran, dan sebagainya.
Informasi yang baik tidak hanya diperlukan oleh
manajemen perusahaan, tetapi juga diperlukan oleh pihak internal dan eksternal
lainnya. Misalnya, dari pihak internal, karyawan perusahaan ingin mengetahui
seberapa banyak rencana produksi bulan ini, sehingga perlu disiapkan berapa
banyak bahan baku dan berapa banyak karyawan. Dari pihak eksternal contohnya
adalah bank yang akan memberi kredit kepada perusahaan. Dalam hal ini,
informasi menjadi suatu sumber daya yang sama pentingnya dengan sumber daya
yang lain seperti dana, aktiva, dan sumber daya manusia.
G. Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi
Bagi
manajemen, sistem informasi harus dapat memberi nilai lebih kepada pelanggan
dan pemasok, sehingga dapat menciptakan hal-hal berikut ini :
- Membatasi perusahaan lain untuk masuk ke dalam industri tempat perusahaan berada
- Menciptakan switching cost kepada pelanggan.
- Menciptakan switching cost kepada pemasok.
- Meningkatkan efisiensi di dalam perusahaan.
Sebagai
contoh adalah dunia perbankan. Bagi nasabah bank yang sudah lama menjadi
nasabah bank tertentu, akan kesulitan bila harus pindah ke bank lain. Nasabah
tersebut harus berurusan dengan masalah-masalah administrasi, yaitu
pendaftaran. Masalah lain adalah perbedaan layanan yang disediakan oleh bank
yang baru. Apabila bank yang lama sudah dapat member layanan yang memuaskan,
maka tidak ada alasan bagi nasabah tersebut untuk pindah ke bank lain. Berbagai
pengorbanan yang dikeluarkan atau dilakukan oleh nasabah untuk berpindah ke
bank lain disebut dengan switching cost.
Switching cost
juga dapat terjadi pada pemasok. Apabila pemasok memutuskan untuk menghentikan
layanan kepada pelanggan dan mencari pelanggan lain, akan menyebabkan pemasok
tersebut mengeluarkan biaya tambahan atau perlakuan khusus.
Sistem
informasi juga harus dapat mempercepat proses di dalam perusahaan, meningkatkan
akurasi informasi, dan memudahkan karyawan mengerjakan pekerjaan.
Komentar
Posting Komentar